Evidence příjmů a výdajů OSVČ: praktický vzor bez chaosu

Podle § 7b zákona o daních z příjmů obsahuje daňová evidence údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a také údaje o majetku a dluzích. Prakticky tedy nestačí sečíst příchozí a odchozí platby.

U každého záznamu držte datum, částku, protistranu, typ příjmu nebo výdaje, vazbu na původní doklad a poznámku tam, kde účel není zřejmý. Plátce DPH navíc potřebuje správné údaje pro DPH evidenci.

Vystavenou fakturu založte hned a sledujte, zda ji zákazník zaplatil. Přijaté PDF nebo účtenku uložte, vytěžte údaje a přiřaďte účel. Bankovní transakci spojte s odpovídajícím dokladem; soukromý převod, vklad nebo výběr nepovažujte automaticky za daňový příjem či výdaj.

Jednou měsíčně projděte neuhrazené faktury, doklady bez platby, platby bez dokladu a nejasné položky. Tím zabráníte tomu, aby se celoroční evidence změnila v lednové pátrání.

Vzor nemusí být složitá tabulka se třiceti sloupci. Každý řádek má hlavně vysvětlit, co se stalo, doložit částku a propojit ji s původním dokladem a platbou. U nejasného nákupu přidejte poznámku hned, dokud si pamatujete jeho podnikatelský účel.

Níže je jednoduchá kostra. Plátce DPH k ní potřebuje také údaje pro DPH evidenci; FakturoKrab je z přijatého dokladu vytěží a nabídne ke kontrole.

Konzultant vystaví pět faktur, čtyři zákazníci zaplatí a jedna faktura zůstane po splatnosti. Současně přijde faktura za software, účet za telefon a účtenka za cestu. Evidence musí ukázat nejen šest odchozích či příchozích pohybů, ale jejich povahu, doklady a případnou osobní část telefonu nebo cesty.

FakturoKrab vystavené faktury drží zdarma, platby umí párovat a přijaté doklady vytěží. Neuhrazená faktura zůstane viditelná místo toho, aby se ztratila v bankovním výpisu.

Pro uplatnění skutečného výdaje je podstatná prokazatelná vazba na dosažení, zajištění nebo udržení zdanitelných příjmů a to, že jej zákon nevylučuje. Základní pravidla stanoví § 24 a § 25 ZDP. Platba firemní kartou ani IČO na účtence tuto vazbu samy nevytvoří.

Při procentním výdajovém paušálu jednotlivé skutečné výdaje k paušálu nepřičítáte. Doklady ale mohou dál sloužit pro DPH, reklamace, smlouvy a váš přehled.

Doklad nahrajete jako PDF nebo fotku, načtete z Gmailu či Google Drive. AI z něj přečte dodavatele, data, částky, DPH a položky, takže je nemusíte přepisovat ručně. Podle nastavení a vyhodnocené spolehlivosti může doklad rovnou zaevidovat, nebo jej ponechá k potvrzení. Ani automaticky zaevidovaný doklad ale nemusí být bez chyby. Porovnejte například částku a datum vystavení s originálem; pokud nesouhlasí, opravte je v detailu dokladu.

Fakturace a základní evidence jsou zdarma a nový účet má 10 AI dokladů na vyzkoušení. Full stojí 59 Kč měsíčně nebo 590 Kč ročně, obsahuje 20 AI dokladů měsíčně a přidává DPH/KH podklady, párování a upomínky. Další doklad vychází přibližně na 0,83 až 1 Kč.

Příchozí PDF a účtenky řeší přijaté faktury OSVČ. Objem objednávek a vratek ukazuje účetnictví pro e-shop OSVČ, techniku a smíšené cesty účetnictví pro fotografa OSVČ. Pro kontrolu pokračujte na daňově uznatelné náklady, roční archiv a ceník FakturoKrabu.