Co když zákazník neuvede variabilní symbol?
FakturoKrab porovná také částku, účet protistrany a časovou souvislost. Pokud shoda není jednoznačná, nabídne kandidáta k potvrzení místo automatického spojení.
Faktury a platby
Bankovní párování faktur pro OSVČ bez procházení výpisu
Čekat s kontrolou úhrad na konec měsíce je pozdě. Když pak zjistíte, že zákazník nezaplatil, často už si ani jeden přesně nepamatujete, čeho se faktura týkala nebo zda nebyla domluvená jiná splatnost. FakturoKrab po synchronizaci banky průběžně propojuje příchozí platby s vydanými fakturami. Zaplacené označí a fakturu, která po splatnosti zůstala bez odpovídající platby, ukáže včas.
Nejasnou platbu neschová. Nabídne kandidáta a nechá vás rozhodnutí potvrdit. Díky tomu můžete nezaplacenou fakturu řešit hned nebo na ni nechat navázat nastavenou upomínku, dokud je celý obchod ještě čerstvý.
Proč samotný variabilní symbol nestačí
Ideální platba má správnou částku a variabilní symbol. V praxi zákazník symbol vynechá, zaplatí dvě faktury dohromady, pošle zálohu nebo použije jiný účet. Automatické párování proto porovnává více signálů: částku, symbol, protistranu a časovou blízkost ke splatnosti.
Když je shoda silná, FakturoKrab propojí platbu s vydanou fakturou. Pokud existují dva podobní kandidáti, nabídne je ke kontrole. To je bezpečnější než označit nesprávnou fakturu za zaplacenou.
Jak vypadá běžný postup
Nejdřív připojíte bankovní účet a necháte načíst pohyby. FakturoKrab porovná příchozí platby s otevřenými vydanými fakturami. Jisté shody se spárují, nejasné zůstanou v přehledu k potvrzení a platba bez odpovídající faktury zůstane nepřiřazená.
Párování u OSVČ cílí na vydané faktury, tedy na kontrolu, zda zákazníci zaplatili. Přijaté náklady se v jednoduché daňové evidenci nepárují stejným účetním způsobem jako v podvojném účetnictví.
Tři situace, které vyžadují vaše rozhodnutí
Částečná úhrada nemá uzavřít celou pohledávku. Souhrnná platba může patřit k více fakturám. A vrácená nebo duplicitní platba může vypadat jako běžná úhrada, přestože potřebuje jiný postup.
FakturoKrab u těchto situací ukáže podklady a stav, ale nevymýšlí obchodní dohodu se zákazníkem. Vy potvrdíte, co platba znamená; systém potom uchová vazbu mezi pohybem a fakturou.
Od zaplacení k upomínce
Největší hodnota párování není barevná značka u faktury. Je to včasná informace o tom, co stále chybí. Když je úhrada propojená, neposíláte zákazníkovi omylem upomínku. Když faktura po splatnosti zůstává bez spárované platby, vidíte ji průběžně — ne až za měsíc, kdy už si vy ani zákazník nemusíte přesně pamatovat, co se kolem zakázky domluvilo.
Můžete reagovat hned, dokud je obchod čerstvý, nebo na přehled nechat navázat automatické upomínky faktur. Jejich termíny a způsob odeslání si nastavíte; správně spárovaná úhrada fakturu z upomínání vyřadí.
Fakturaci můžete ve FakturoKrabu používat zdarma. Full za 59 Kč měsíčně nebo 590 Kč ročně přidává průběžnou automatizaci včetně hlídání plateb a upomínek. Přesný rozsah drží ceník.
Platba je jedna část pořádku v dokladech
Vydané faktury potřebují stav úhrady, přijaté účtenky a faktury zase zpracování do nákladů. Pro druhou část navazuje AI evidence nákladů. Na konci roku obě skupiny spojí přehledný roční archiv OSVČ, kde dohledáte fakturu, doklad i jejich stav.
Kam dál
Správné vystavení vysvětlují náležitosti faktury OSVČ, kontrolu pohledávek automatické upomínky faktur a celý produktový postup FakturoKrab pro OSVČ.
Časté otázky
Lze jednu platbu přiřadit k více fakturám?
Ano, párování počítá i se souhrnnými a částečnými úhradami. Takový případ obvykle vyžaduje potvrzení, aby zůstal správný zůstatek každé pohledávky.
Páruje FakturoKrab i přijaté náklady?
Automatické párování pro OSVČ se zaměřuje na vydané faktury a příchozí platby. U přijatých nákladů je důležitější vytěžení, zařazení a návaznost na daňovou evidenci.
Pošle se po spárování ještě upomínka?
Správně spárovaná úhrada označí fakturu jako zaplacenou, takže nemá vstoupit mezi nezaplacené faktury pro upomínání. Nejasné platby je potřeba nejdřív potvrdit.
Musím nezaplacené faktury kontrolovat až na konci měsíce?
Ne. Po synchronizaci bankovního účtu FakturoKrab průběžně ukazuje, které vydané faktury mají spárovanou úhradu a které po splatnosti zůstávají nezaplacené. Můžete je řešit hned nebo podle svého nastavení nechat připravit či odeslat upomínku.
Chcete to vidět na vlastních dokladech?
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.