Jak dlouho musí plátce DPH uchovávat daňové doklady?
Deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U jiných dokumentů ověřte zvláštní lhůtu; deset let není automatické pravidlo pro každý podnikatelský soubor.
Archiv a evidence
Roční archiv dokladů OSVČ, ve kterém vše dohledáte
Roční archiv nemá být složka nazvaná „hotovo“, do které na poslední chvíli nasypete PDF, fotky účtenek a bankovní výpis. Dobrý archiv ukáže, že doklad patří správnému roku, prošel kontrolou, navazuje na evidenci a v případě vydané faktury také na úhradu.
FakturoKrab drží soubor i strukturované údaje na jednom místě. Průběžně vidíte nejasné doklady, chybějící vazby a stav zpracování, takže uzávěrka roku není další opisovací maraton.
Co má roční archiv obsahovat
Uchovejte vydané faktury, přijaté faktury, účtenky, opravné doklady a podklady, kterými prokazujete příjmy a výdaje. Samotný bankovní výpis obvykle neříká, co bylo předmětem nákupu, proto nenahrazuje původní fakturu či účtenku.
Elektronický archiv má zachovat čitelnost, vazbu na skutečné plnění a možnost doklad dohledat. U smíšeného nebo neobvyklého nákladu je užitečná i krátká poznámka k podnikatelskému účelu.
Deset let není univerzální lhůta pro všechno
Plátce nebo identifikovaná osoba uchovává daňové doklady podle § 35 zákona o DPH po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Stejnou lhůtu potvrzuje také Finanční správa v odpovědi k archivaci účetnictví.
To ale neznamená, že každý dokument OSVČ má automaticky stejnou lhůtu. Účetní záznamy, smlouvy, mzdové podklady nebo doklady potřebné pro probíhající řízení se řídí vlastními pravidly. Pokud dokument plní více účelů, držte se nejdelší relevantní lhůty.
Kontrolní seznam před uzavřením roku
Nejdřív zkontrolujte úplnost, teprve potom přesouvejte rok do archivu. Projděte otevřené vydané faktury, doklady s nízkou jistotou, možné duplicity a soubory bez přiřazeného období. U plátce ověřte také návaznost na DPH a kontrolní hlášení.
- mají všechny vydané faktury stav úhrady nebo vysvětlený zůstatek?
- jsou přijaté doklady čitelné a přiřazené ke správnému období?
- nezůstal stejný doklad nahraný dvakrát?
- jsou osobní a smíšené položky oddělené?
- lze z archivu vyexportovat podklady bez dohledávání v e-mailu?
Jak archiv vzniká průběžně ve FakturoKrabu
PDF můžete nahrát přímo, faktury načíst z Gmailu či Google Drive a účtenku vyfotit mobilem dřív, než vybledne. FakturoKrab vytěží údaje, označí nejistotu a uloží doklad se stavem. Na konci roku tak neotevíráte každý soubor; filtrujete jen to, co ještě čeká.
Pro práci s přijatými doklady navazuje AI evidence nákladů. Vydané faktury a jejich úhrady propojuje bankovní párování faktur.
Kolik stojí pořádek během roku
Fakturace a základní evidence mohou ve FakturoKrabu zůstat zdarma. Prvních 10 AI dokladů je zdarma a další vytěžení stojí podle balíčku přibližně 0,83 až 1 Kč. Full za 59 Kč měsíčně nebo 590 Kč ročně obsahuje 20 AI dokladů měsíčně a přidává DPH/KH podklady i další automatizaci.
Hodnota není v tom, že máte další cloudovou složku. Platíte za to, že doklady nemusíte znovu hledat, opisovat a třídit několik dní před přiznáním. Přehled cen najdete v ceníku.
Kam dál
Detail elektronického uchování vysvětluje archivace dokladů OSVČ, úplnost roku roční podklady bez paniky a celý postup evidence FakturoKrab pro OSVČ.
Časté otázky
Stačí místo účtenky bankovní výpis?
Výpis potvrzuje platbu, ale zpravidla neprokazuje obsah a účel nákupu. Uchovejte původní fakturu nebo účtenku a propojte ji s platbou.
Mohu papírové doklady archivovat elektronicky?
Elektronický archiv musí udržet čitelnost, věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Doklad vyfoťte nebo naskenujte kvalitně a uchovejte i vazbu na evidenci a skutečné plnění.
Musím archiv připravovat až po skončení roku?
Ne. Nejbezpečnější je doklady zpracovávat průběžně a na konci roku jen ověřit úplnost, duplicity, stavy úhrad a nejasné položky.
Chcete to vidět na vlastních dokladech?
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.