Doklady a evidence
Na otázku „jak dlouho schovávat doklady“ neexistuje jedna lhůta pro všechny OSVČ. Jinak se posuzují podklady k dani z příjmů, jinak daňové doklady plátce DPH a jinak účetní záznamy podnikatele, který vede účetnictví. Tříletá, pětiletá i desetiletá lhůta tedy mohou být správně — každá pro jinou situaci.
Dobrý elektronický archiv navíc není jen seznam opsaných částek. Potřebujete zachovat čitelný zdrojový doklad, jeho vazbu na evidenci a možnost prokázat, že se obsah nezměnil. FakturoKrab ukládá doklad spolu s vytěženými údaji a stavem, abyste ho nehledali až při kontrole.
Nejdřív určete, podle kterého předpisu doklad uchováváte. Jedna faktura může současně dokazovat daňový výdaj, sloužit jako daňový doklad pro DPH a být účetním dokladem. V takovém případě se řiďte nejdelší relevantní lhůtou. U sporu, probíhající kontroly, neuhrazené pohledávky nebo majetku může mít dokument význam ještě déle.
| Režim | Základní orientace | Na co pozor |
|---|---|---|
| Daňová evidence a daň z příjmů | Do uplynutí lhůty pro stanovení daně | Základní lhůta je zpravidla 3 roky, ale může se prodloužit nebo začít znovu |
| Daňové doklady plátce DPH | 10 let | Počítá se od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo |
| Účetní doklady a účetní knihy | 5 let | Platí pro OSVČ, která je účetní jednotkou |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | Také jen v režimu zákona o účetnictví |
OSVČ vedoucí daňovou evidenci musí podle § 7b zákona o daních z příjmů uchovávat evidenci za všechna období, pro která ještě neuplynula lhůta pro stanovení daně. Daňový řád stanoví základní tříletou lhůtu, její běh ale mohou ovlivnit například dodatečné tvrzení, zahájení kontroly nebo další zákonné události. Proto není bezpečné automaticky skartovat vše přesně tři roky po nákupu.
Prakticky si u každého roku evidujte datum podání přiznání a případné události, které lhůtu změnily. Pokud si nejste jistí, zda už lhůta skončila, dokument ponechte a ověřte konkrétní rok s daňovým poradcem.
Plátce DPH musí podle § 35 zákona o DPH uchovávat daňové doklady deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. To se týká vydaných i přijatých daňových dokladů, za jejichž uchování odpovídáte.
Desetileté pravidlo ale nelze bez dalšího přenést na každý papír neplátce. Naopak u plátce nestačí po roce ponechat jen několik vytěžených polí bez zdrojového dokladu.
Pokud je OSVČ účetní jednotkou a vede účetnictví, použije archivační lhůty z § 31 zákona o účetnictví. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány a některé další záznamy se běžně uchovávají pět let; účetní závěrka a výroční zpráva deset let.
OSVČ s daňovou evidencí není možné automaticky přidělit pětiletou lhůtu jen proto, že se souboru lidově říká účetní doklad. Rozhoduje skutečný režim podnikatele a účel dokumentu.
Elektronické uchovávání je možné, ale samotná fotografie není kouzelná propustka ke skartaci originálu. Digitální podoba musí zůstat čitelná, úplná a důvěryhodně spojená s původem dokladu. U daňových dokladů zákon výslovně vyžaduje věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost; zákon o účetnictví obsahuje vlastní pravidla převodu a uchovávání účetních záznamů.
Finanční správa ve svých odpovědích k elektronické fakturaci upozorňuje, že odpovědnost za splnění podmínek nese osoba, která doklad uchovává. U vybledlé účtenky proto pořiďte kvalitní snímek co nejdřív; před zničením papíru si ověřte, že váš postup splňuje pravidla pro konkrétní typ dokumentu.
Složka „Doklady 2026“ je lepší než krabice od bot, ale pořád neřeší stav ani návaznosti. U každého dokumentu potřebujete dohledat zdrojový soubor, dodavatele či odběratele, datum, částku, typ dokladu, vazbu na platbu a případnou poznámku k daňovému zacházení. U opravy musí být zřejmé, který dokument navazuje na původní.
FakturoKrab drží originální nahraný soubor spolu s vytěženými údaji a stavem dokladu. PDF, fotografii nebo přílohu z e-mailu tak nehledáte podle názvu souboru. Když je údaj nečitelný nebo si AI není jistá, doklad zůstane k potvrzení místo tichého zařazení.
Doklady ukládejte průběžně, ne jednou za rok. Papírovou účtenku vyfoťte hned, přijaté PDF zpracujte při doručení a jednou měsíčně projděte nejasné položky. Před uzavřením období zkontrolujte duplicity, chybějící návaznost na platbu a doklady, které mají vstoupit do DPH.
Fakturaci a základní evidenci můžete ve FakturoKrabu používat zdarma. Na prvních 10 AI dokladů dostanete kredity na vyzkoušení; další zpracování stojí podle balíčku přibližně 0,83 až 1 Kč za doklad. Začít s elektronickým archivem můžete bez přepisování starých tabulek.
V tarifu Full otevřete Archiv dokladů a u vybraného roku zvolte Archivovat období. Pro více období najednou slouží Archivovat vše. Stažený ZIP uložte i mimo počítač, na kterém běžně pracujete. V tarifu Free zůstávají dostupné dílčí exporty v Dokladech a Fakturaci; plný archiv celé agendy patří do Full.
Zálohu si ověřte ještě předtím, než ji budete potřebovat: ZIP rozbalte na jiném zařízení, otevřete README.txt a v podsložkách originaly zkontrolujte například jednu přijatou fakturu a fotografii účtenky. Ujistěte se, že je lze přečíst. V souboru manifest.json projděte část warnings s upozorněními; pokud některý zdrojový soubor chybí nebo se jej nepodařilo stáhnout, doplňte ho a export zopakujte. Samotné stažení ZIPu není důvod vyhodit papírové originály.
Nový doklad zpracujte podle průvodce přijatými fakturami OSVČ a před uzavřením období projděte nejčastější chyby v dokladech. Pro IT předplatná a zahraniční služby navazuje účetnictví pro ajťáka OSVČ. Praktickou automatizaci ukazuje AI vytěžení účtenky z fotky.
Záleží na režimu a účelu dokladu. U podkladů k dani z příjmů nejméně do konce skutečné lhůty pro stanovení daně, u daňových dokladů plátce DPH deset let a u účetních dokladů účetní jednotky typicky pět let.
Ne. Deset let se týká zejména daňových dokladů podle zákona o DPH a vybraných účetních záznamů. Neplátce s daňovou evidencí posuzuje podklady především podle lhůty pro stanovení daně a dalších právních důvodů.
Ne. Samotná tabulka s částkou a datem obvykle nedokládá celý obsah ani původ dokumentu. Uchovejte zdrojový soubor nebo kvalitní digitální podobu a vazbu na evidované údaje.
Elektronické uchování může být dostačující, pokud zachová věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost a splní pravidla pro daný typ dokumentu. Než originál zničíte, ověřte, že váš konkrétní postup tyto podmínky plní.
Ne. Cloud řeší dostupnost souboru, ale sám nezaručuje čitelnost po celou lhůtu, správná přístupová práva, vazbu na evidenci ani důvěryhodnost původu. Tyto vlastnosti musí zajistit celý váš postup.
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.