AI vytěžení dokladů
Sbíráte si celý rok do složky v počítači účtenky z benzínky, PDF faktury za hosting, software a telefon, e-shop potvrzení a skeny papírových faktur od dodavatelů? A teď, když přichází přiznání k DPH, kontrolní hlášení nebo daňové přiznání, se chystáte to všechno otevírat soubor po souboru, ručně opisovat částky, sazby a data a zkoumat, co patří do DPH, co je náklad a co tam vůbec nepatří? Pomyšlení na tuhle práci dokáže jednomu zkazit nejedno odpoledne. Účetní by to mohla udělat za vás, ale stálo by to tisíce.. Co kdyby to šlo i jinak? Fakturokrab to za Vás zvládne a bude to stát ročně jen pár stovek, přečtěte si jak na to v tomhle článku.
[tohle třeba do infoboxu] Nemáte je vlastně ani na jednom místě? Nevadí. Faktury z Gmailu se dají vytěžovat přímo odtamtud.
FakturoKrab z té složky udělá vstupní místo pro automatizaci. Pokud už složku nemáte na Google Disku, stačí to tam nahrát, propojit [přidat článek jak propojit Google Drive], vyberete složku a aplikace si vezme PDF i fotky, vytěží údaje, posoudí DPH a připraví doklady do evidence. V plné verzi máte v ceně (590 Kč za **rok**) 240 dokladů a když náhodou budete potřebovat víc, jeden doklad vyjde zhruba na 1 Kč; fakturace zůstává zdarma. Roční opisovací maraton se zaplatí cenou pár obědů.
Google Disk sedí přesně na situace, kdy nechcete každý doklad nahrávat po jednom a (zatím) nechcete propojovat Gmail nebo ho nemáte.
V těchhle případech je propojení Google Disku čitelnější než inbox a méně náročný než ruční nahrání v aplikaci.
Postup je krátký: dáte soubory do složky, propojíte ji a necháte FakturoKraba dělat nudnou práci.
Když máte ve složce sken několika faktur za sebou v jednom PDF, FakturoKrab takový soubor rozpozná a sám z něj vytvoří jednotlivé faktury. Nemusíte je předem ručně rozsekávat.
Z PDF nebo skenu se dá vytáhnout dost: dodavatel, datum vystavení i zdanitelného plnění, částka, sazby DPH a položky. FakturoKrab z toho navíc navrhne typ nákladu a posoudí DPH — u paliva třeba pracuje s vaším nastavením osobního využití auta.
Co z dokladu poznat nejde, je váš kontext: jestli konkrétní nákup byl pracovní nebo soukromý, jestli chcete přijatou fakturu schválně přesunout do dalšího DPH. Tyhle věci zůstávají na vás, ale FakturoKrab Vám dále pomůže, tam kde to jde. Pokud je něco velmi nejasné nebo nečitelné, objeví se to ke kontrole s návrhem řešení. Podrobně to řeší kontrola vytěžených dokladů.
Když do složky půl roku jen sypete PDF, za chvíli nevíte, který soubor jste už zahrnuli do DPH, který jste přejmenovali, který je duplicita a který je jen potvrzení objednávky bez ceny. Google Disk Vám pomůže soubor neztratit. Nepoví Vám, co s ním bylo.
FakturoKrab nad Google Diskem staví kompletní řešení: stav dokladu, oddělení hotových a nejistých záznamů, návaznost na DPH/KH a archiv s daty, podle kterých lze hledat. Vaše soubory na Disku zůstávají; navíc vidíte, v jaké fázi zpracování je každý z nich a co ještě čeká.
Disk není vždy nejrychlejší cesta. Když většina vašich faktur od dodavatelů chodí rovnou do Gmailu a vy si je na Disk přesouváte spíš z opatrnosti, je rychlejší vytěžit je přímo z e-mailu a Disk si nechat jen na to, co v Gmailu není. A když řešíte hlavně papírové účtenky z benzínky nebo z nákupů, foťte je přímo v aplikaci, ať vám hned po nákupu nezmizí v krabici v autě.
Drive zazáří u dávkové práce: roční sběrná složka, opakované stahování PDF od stálých dodavatelů a vstup pro skeny papírových účtenek a faktur.
Pokud teprve hledáte, jak vytěžování funguje obecně, navazuje AI vytěžení dokladů. U daňové klasifikace pokračujte na AI posouzení DPH. A pokud chcete vědět, kdy se kredity vyplatí dokoupit, podívejte se na cenu AI zpracování dokladů.
Celý produktový kontext drží FakturoKrab pro OSVČ.
Připojíte složku k FakturoKrabu, vyberete období a aplikace projde PDF i fotky, vytěží údaje a připraví doklady pro DPH, KH a podklady k přiznání. Místo otevírání jednoho souboru po druhém zkontrolujete jen místa, kde si AI nebyla jistá nebo kde je potřeba doplnit kontext (osobní vs. pracovní použití, jiné období).
Pak je často rychlejší propojit přímo Gmail. Většina faktur od dodavatelů chodí do e-mailu a import z Gmailu je vytáhne za zvolené období. Drive začnete používat ve chvíli, kdy si k tomu chcete sbírat i skeny papírových účtenek a fotky na jedno místo.
FakturoKrab takový soubor zkusí rozdělit a doklady zpracovat samostatně. Pokud je sken nečitelný nebo má neobvyklou strukturu, doklad zůstane k ručnímu doplnění místo aby projel se špatnými údaji.
Kolem 1 Kč podle balíčku kreditů; samotná fakturace zůstává zdarma. Když k tomu chcete podklady pro DPH/KH a hlídání plateb, Full tarif za 59 Kč měsíčně nebo 590 Kč ročně je obhajitelný i pro malou OSVČ.
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.