Kontrola dokladů
Chyba na dokladu bývá levná, dokud ji opravíte hned. O čtvrt roku později už hledáte původní e-mail, porovnáváte platbu a přemýšlíte, proč nesedí DPH. Nejčastěji nejde o složitou daňovou konstrukci, ale o špatnou částku, duplicitu, chybějící číslo dokladu nebo osobní nákup schovaný mezi pracovními položkami.
Dobrá kontrola nemá znamenat číst každý dokument třikrát. FakturoKrab připraví data, označí nízkou jistotu, hledá možné duplicity a navrhne daňové zacházení. Vy se soustředíte na výjimky a na kontext, který z faktury ani účtenky poznat nejde.
Faktura může obsahovat špatné jméno nebo IČO odběratele, chybné datum, nesprávnou cenu či sazbu DPH. Někdy nesedí součet položek a jindy dorazí pouze objednávka nebo zálohová výzva místo konečného dokladu.
Takovou chybu neřešte přepsáním PDF ani poznámkou, že to přece všichni pochopí. Porovnejte doklad se skutečným obchodem a požádejte dodavatele o opravu. Co má běžná faktura obsahovat, shrnují náležitosti faktury OSVČ.
I správný doklad lze zanést špatně. Typické je přehozené datum, desetinná čárka na nesprávném místě, chybně rozpoznaná měna nebo číslo faktury zaměněné za číslo objednávky. U špatné fotky může chybět okraj účtenky a u dávkového importu se stejný dokument snadno nahraje dvakrát.
FakturoKrab u vytěžení pracuje s jistotou údajů. Čitelný doklad připraví k použití, nejistý nechá ve frontě ke kontrole. Jak tato fronta funguje, vysvětluje kontrola vytěžených dokladů.
Účtenka může být dokonale čitelná a přesto potřebuje vaše rozhodnutí. AI pozná notebook, palivo, telefon nebo občerstvení. Neví ale, zda notebook používáte jen pro podnikání, jestli cesta byla pracovní ani kdo spotřeboval soukromou položku na společné účtence.
U smíšeného nákupu proto nestačí správně opsat celkovou částku. Je potřeba oddělit podnikatelskou a osobní část a u plátce správně pracovat také s DPH. Konkrétní příklad ukazuje účtenka s osobním a podnikatelským nákupem.
Kontrolujte od nejdražší chyby k nejlevnější. Nejdřív ověřte, že doklad patří vám a zachycuje skutečný nákup. Potom projděte částku, měnu, data a DPH. Nakonec řešte pojmenování souboru nebo poznámku. Kosmetická chyba v archivu je méně nebezpečná než faktura zahrnutá dvakrát.
FakturoKrab neporovnává jen obrázky. Z dokladu vytěží strukturované údaje, pracuje s číslem dokladu a dodavatelem při hledání možné duplicity a označí pole s nízkou jistotou. AI zároveň navrhne typ nákladu, daňovou uznatelnost a práci s DPH podle položek a profilu OSVČ.
Návrh můžete potvrdit nebo opravit. Smyslem není schovat nejistotu, ale ukázat ji na jednom místě. Díky tomu nemusíte kvůli jedné podezřelé sazbě znovu procházet celý archiv. Celý postup začíná u AI vytěžení dokladů a navazuje na AI posouzení DPH.
Účtenku vyfoťte dřív, než vybledne. Přijatou fakturu zpracujte, když dorazí, ne až podle bankovního výpisu. Jednou měsíčně projděte doklady ke kontrole a u neobvyklého nákupu doplňte krátké vysvětlení podnikatelského účelu.
Před DPH pak nebudete lovit soubory po e-mailech, ale řešit jen několik označených výjimek. Pomůže také samostatný postup pro přijaté faktury OSVČ a kontrola, jak nezapomenout doklad do DPH.
U nákladů pokračujte na daňově uznatelné náklady OSVČ, u čitelnosti a lhůt na archivaci dokladů OSVČ. Správné identity dokladů rozebírá číslování faktur OSVČ a zahraniční SaaS či IT techniku účetnictví pro ajťáka OSVČ.
Původní doklad svévolně nepřepisujte. Pokud chyba mění podstatný údaj, cenu nebo daňové zacházení, požádejte dodavatele o správnou fakturu nebo odpovídající opravný doklad. Vlastní poznámku můžete přidat jako vysvětlení, ne jako náhradu opravy dodavatelem.
Porovnejte dodavatele, číslo dokladu, datum a částku. FakturoKrab hledá možné duplicity podle údajů dokladu a před použitím je označí ke kontrole. Pozor, dobropis nebo opravená faktura může mít podobné údaje, ale není automaticky duplicitou.
Výpis prokazuje pohyb peněz, ale sám nemusí prokazovat obsah nákupu ani nahradit fakturu či účtenku. Pokud původní doklad chybí, zkuste získat kopii od dodavatele a uchovejte návaznost mezi dokladem a platbou.
Ne. Dokáže číst údaje, porovnávat strukturu, označovat nízkou jistotu a navrhovat daňové zacházení. Nemůže ale znát skutečný účel nákupu nebo okolnost, která na dokladu není. Proto běžné doklady automatizuje a výjimky nechává vám.
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.