Musím mít Gmail?
Pro přímé vyhledání dokladů v e-mailu ano, tahle část počítá s Gmailem. Pokud Gmail nechcete propojit nebo ho nepoužíváte, můžete doklady nahrát ručně, vyfotit je mobilem nebo použít Google Drive.
AI vytěžení dokladů
Vytěžení dokladů z e-mailu bez ručního opisování
E-mail je pro spoustu OSVČ největší nepořádek v dokladech. Faktury chodí jako PDF přílohy, potvrzení z e-shopů, účtenky za software, předplatné, hosting, telefon nebo reklamu. Když přijde DPH nebo konec roku, hledáte v doručené poště slova jako "faktura", "invoice", "receipt" a doufáte, že jste na nic nezapomněli, je Vám to povědomé?
FakturoKrab tenhle chaos řeší na pár kliknutí. Vyberete období, aplikace najde e-maily, které obsahují doklady nebo faktury, nabídne je k importu a z příloh připraví doklady pro evidenci, DPH a archiv. Nejde jen o pohodlnější úložiště. Jde o to, že po vytěžení máte vše na jednom místě s údaji zpracovanými a automaticky připravenými pro přiznání k DPH, KH i DPFO.
Proč e-mail rychle přestane stačit
Dokud máte jednu fakturu měsíčně, stačí ji stáhnout ručně. Jakmile se přidají pravidelné služby, nákupy kartou, cestovní výdaje, software a DPH, e-mail začne být špatný systém. Doklad v něm sice někde je, ale nemá stav. Nevíte, jestli už byl zpracovaný, jestli se použil v DPH, jestli čeká na kontrolu nebo jestli ho máte uložený ještě někde jinde.
Typický problém není to, že faktura neexistuje. Problém je, že ji hledáte ve špatnou chvíli. Večer před DPH nebo ročním přiznáním nechcete procházet doručenou poštu. Chcete vidět, které doklady už jsou v evidenci a které chybí.
Jak funguje import z Gmailu
Největší úspora je u přímého propojení s Gmailem. Nemusíte stahovat přílohy, přejmenovávat soubory ani ručně rozhodovat, jestli konkrétní e-mail obsahuje fakturu.
Ten potvrzovací krok je důležitý. FakturoKrab nemá bezmyšlenkovitě natahat každý newsletter, obchodní nabídku nebo potvrzení, které doklad není. Má vám ušetřit hledání, ale poslední slovo u importu má zůstat přehledné.
- propojíte Gmail s FakturoKrabem
- vyberete období, které chcete projít
- aplikace najde e-maily, které vypadájí jako faktury nebo doklady
- nabídne vám je k potvrzení, aby se neimportovalo všechno naslepo
- vybrané přílohy se zpracují pomocí AI vytěžení
- doklady se dostanou do evidence se stavem a návazností na další kroky
Co se stane po importu
Po importu nejde jen o uložení PDF. FakturoKrab z dokladu vytěží dodavatele, datum, číslo dokladu, částky, sazby DPH a položky. Zároveň doklad dostane stav: hotový, nejistý, čekající na kontrolu nebo připravený k dalšímu použití.
U běžné PDF faktury se pak opakuje stejná logika jako u AI vytěžení PDF faktur: nevyplňujete formulář od nuly, ale kontrolujete návrh. Pokud doklad souvisí s DPH, navazuje AI posouzení DPH. Pokud má být jen v archivu nebo ročních podkladech, pořád má hodnotu, že ho později najdete i s údaji.
Kde je skutečná úspora
Ruční práce u e-mailu často nevypadá jako účetnictví. Vypadá jako nudné klikání: otevřít e-mail, stáhnout přílohu, uložit ji do složky, přejmenovat soubor, zapsat částku, pak znovu dohledat, jestli už se použila.
FakturoKrab tuhle práci zkrátí na výběr období, kontrolu nalezených e-mailů a potvrzení dokladů. U pár dokladů měsíčně je to pohodlí. U desítek dokladů za kvartál je to rozdíl mezi průběžným pořádkem a večerním archeologickým průzkumem inboxu.
Co se může pokazit a proč je kontrola důležitá
E-mail může obsahovat hodně věcí, které vypadájí podobně jako doklad, ale doklad nejsou. Může chybět příloha, faktura může být v těle e-mailu, nebo může být PDF neobvykle strukturované. Proto má import fungovat jako návrh, ne jako černá skříňka.
Smyslem není, aby AI rozhodovala za vás, co chcete evidovat. Smyslem je, aby našla pravděpodobné doklady, připravila je a ukázala nejasná místa. Vy potvrdíte, co opravdu patří do evidence.
Kdy použít Drive, fotku nebo ruční nahrání
E-mail je nejlepší tam, kde vám faktury opravdu chodí do schránky. Pokud si doklady skenujete hromadně, posílá vám je někdo do sdílené složky nebo nechcete Gmail propojovat, dává smysl import z Google Drive. Pokud řešíte papírové účtenky, praktičtější je AI vytěžení účtenky z fotky.
Kam dál
Pro obecný přehled začněte u AI vytěžení dokladů. Pokud řešíte hlavně PDF přílohy, pokračujte na AI vytěžení PDF faktur. Pro složky a skeny navazuje import z Google Drive. Cenu automatizace najdete v ceníku.
Celý produktový kontext drží FakturoKrab pro OSVČ.
Časté otázky
Importuje FakturoKrab všechny e-maily automaticky?
Ne. Cílem není natáhnout do evidence celý inbox. FakturoKrab má najít e-maily, které vypadájí jako doklady, a nabídnout je k potvrzení. Vy rozhodnete, které přílohy se mají opravdu importovat.
Co když se najde špatný e-mail nebo chybí příloha?
Takový e-mail prostě nepotvrdíte, případně doklad nahrajete jinou cestou. U nejasných dokladů je lepší mít kontrolu před importem než později mazat špatně založené záznamy.
Kde se vytěžená data používají dál?
V evidenci nákladů, v DPH/KH, v archivu dokladů, při exportech a v podkladech pro daňové přiznání. Hodnota importu z e-mailu je v tom, že doklad nemusíte nejdřív ručně najít, stáhnout a přepsat.
Chcete to vidět na vlastních dokladech?
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.