AI vytěžení dokladů
Máte PDF fakturu za hosting, fotku účtenky z benzínky nebo sken papírové faktury od dodavatele. Na první pohled je to pár řádků a částek. Ve skutečnosti je to ale práce: dodavatel, datum, číslo dokladu, sazby DPH, položky, typ nákladu, rozhodnutí, jestli doklad patří do evidence, a kontrola, co z něj půjde do DPH nebo ročních podkladů.
Když to opisujete ručně, platíte vlastním časem za práci, kterou má dělat aplikace. FakturoKrab vezme PDF, fotku, e-mail nebo složku z Google Drive, vytěží údaje, navrhne zařazení a ukáže místa, která si zaslouží kontrolu. Nečtete doklad od nuly. Kontrolujete připravený návrh a posouváte ho dál do evidence, DPH/KH, archivu nebo podkladů pro přiznání.
V plné verzi máte za 590 Kč ročně v ceně 240 dokladů. Pokud někdo ručně opisuje stovky účtenek a faktur, bavíme se o hodinách nudné práce nebo o tisících korun za její předání někomu jinému. Tohle je přesně typ rutiny, kde má automatizace dávat okamžitý smysl.
Obyčejné OCR přečte text. To je užitečné, ale pro OSVČ to pořád není výsledek. Vy nepotřebujete jen vědět, že na papíru je napsáno „1 210 Kč“. Potřebujete vědět, kdo vám doklad vystavil, kdy vzniklo zdanitelné plnění, jaká je sazba DPH, jestli je doklad náklad, jestli má jít do DPH/KH a jestli je potřeba něco doplnit.
FakturoKrab proto neukládá jen soubor do archivu. Z dokladu připraví záznam, se kterým se dá pracovat. To je rozdíl mezi „mám někde PDF“ a „mám doklad připravený pro evidenci a vím, co s ním dál“.
Z běžného dokladu dává smysl vytěžit hlavně údaje, které byste jinak psali ručně:
U PDF faktury to znamená, že nevyplňujete hlavičku formuláře ručně. U účtenky z fotky nemusíte luštit datum a částku z papírku, který za pár měsíců vybledne. U dokladů z Google Drive můžete vzít celou složku a dostat z ní data místo dalšího skladu souborů.
Celková částka sama o sobě často nestačí. Plátce DPH potřebuje základ daně, sazbu, výši DPH a kontrolu, jestli doklad do DPH vůbec patří. U účtenek je navíc důležité vidět položky, protože jedna účtenka může obsahovat palivo, kancelářské potřeby, občerstvení i něco, co do podnikání nepatří.
FakturoKrab se snaží položky rozpoznat a z dokladu udělat použitelný návrh. U paliva pozná, že jde o pohonné hmoty. U softwaru rozpozná typický náklad na službu. U občerstvení nebo smíšeného nákupu dokáže upozornit, že je potřeba větší opatrnost. Detailněji to řeší AI vytěžení položek účtenky a AI posouzení DPH.
Z dokladu se často dá poznat obecný typ nákladu: pohonné hmoty, telefon, software, kancelářské potřeby, reklama, nájem, reprezentace. Z toho jde navrhnout daňové zacházení a nárok na odpočet DPH.
Nejde ale předstírat, že papír ví všechno. Účtenka za palivo neřekne, jestli jste jeli za zákazníkem nebo na soukromý výlet. FakturoKrab u takového dokladu pracuje s typem nákladu a s vaším nastavením osobního využití auta. Kontext, který na dokladu není, potvrzujete vy.
To je dobrá hranice. Aplikace má udělat nudnou a opakovanou práci, připravit návrh a ukázat riziková místa. Vy máte potvrdit realitu, kterou AI z dokladu nemůže vědět. Podrobněji to rozebírá článek co rozhoduje AI a co uživatel u DPH.
Nejhorší evidence je ta, kde máte soubory, ale nevíte, co se s nimi stalo. Doklad může být nový, vytěžený, připravený ke kontrole, opravený, zahrnutý do DPH, uložený v archivu nebo použitý pro roční podklady.
Právě stav dokladu dělá rozdíl mezi chaosem a systémem. Když víte, co je hotové a co čeká, nevracíte se ke stejnému PDF pořád dokola. A když přijde přiznání k DPH, kontrolní hlášení nebo daňové přiznání, nehledáte doklady podle paměti.
U jedné faktury měsíčně se dá opisování přežít. U dvaceti, padesáti nebo dvou set dokladů za rok už je to práce, která se tváří jako drobnost, ale ukousne večery. Navíc nejde jen o čas. Ruční opisování vytváří chyby: špatné datum, přehozená sazba, zapomenutý doklad, duplicita, nejasný stav.
Proto dává smysl platit za automatizaci až tam, kde skutečně šetří práci. Fakturace může zůstat zdarma, ale vytěžení dokladů, podklady pro DPH/KH a pořádek v evidenci jsou přesně ta část, kde pár stovek ročně často vrátí čas hned při prvním větším období. Cenu dokladů a kreditů řeší samostatně cena AI zpracování dokladů.
Pokud chcete vidět celý postup, začněte na AI vytěžení dokladů. Pro konkrétní vstupy navazují účtenky z fotky a import z Google Drive. Pro daňové rozhodování pokračujte na AI posouzení DPH a u ceny na AI kredity a cenu zpracování dokladů.
Celý produktový kontext drží FakturoKrab pro OSVČ.
Typicky dodavatele, IČO/DIČ, datumy, číslo dokladu, částky, sazby DPH, položky, splatnost, variabilní symbol a další údaje, které se dají použít v evidenci. U některých dokladů navrhne i typ nákladu a DPH zacházení.
Ne. OCR přečte text. FakturoKrab má z dokladu připravit záznam pro další práci: evidenci, DPH/KH, archiv, kontrolu a podklady. Hodnota není v tom, že text existuje v počítači, ale v tom, že s dokladem nemusíte začínat od nuly.
Umí navrhnout obecné zacházení podle typu dokladu, položek a vašeho nastavení. Například palivo, software nebo telefon se chovají jinak než občerstvení nebo reprezentace. Kontext, který na dokladu není vidět, ale zůstává na vás.
U běžných dokladů hlavně částku, datum, dodavatele, sazbu DPH a položky, které mohou mít osobní nebo neuznatelnou část. U nejasných dokladů je lepší opravit pár polí hned než později zjišťovat, proč nesedí DPH nebo roční podklady.
U pár dokladů měsíčně hlavně klikání a opisování. U desítek dokladů za kvartál už jde o celé večery. V plné verzi máte 240 dokladů ročně v ceně a další zpracování vychází zhruba na korunu za doklad, takže ruční opisování začíná ekonomicky dávat smysl jen málokdy.
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.