Kolik stojí účetnictví pro OSVČ měsíčně?
Záleží hlavně na objemu dokladů, DPH a na tom, kolik práce děláte ručně. Proto je lepší počítat zvlášť cenu aplikace, vlastního času, případné odborné kontroly a dohledávání chybějících dokladů.
Cena a návratnost
Kolik stojí účetnictví pro OSVČ: počítejte i vlastní čas
Na otázku „kolik stojí účetnictví pro OSVČ“ nejde odpovědět jedním číslem. Někdo vystaví jednu fakturu měsíčně a náklady skoro neřeší. Jiný je plátce DPH, sbírá účtenky z auta, stahuje PDF faktury z e-mailu a každý měsíc řeší, co patří do DPH, co do nákladů a co ještě chybí.
Rozumnější je rozdělit cenu na čtyři části: aplikace, účetní nebo daňový poradce, vlastní čas a cena nepořádku. Teprve dohromady ukážou, jestli je řešení opravdu levné.
1. Cena aplikace
Aplikace může stát nula korun, pár desítek měsíčně, nebo výrazně víc podle rozsahu. U malé OSVČ dává smysl, aby základní fakturace byla levná nebo zdarma. Platit se má hlavně za funkce, které šetří opakovanou práci: vytěžení dokladů, přehled plateb, exporty, DPH nebo přípravu podkladů.
Pokud jen vystavíte jednu fakturu měsíčně, drahý nástroj se nejspíš nevyplatí. Pokud ale každý měsíc řešíte účtenky, přijaté faktury a DPH, samotná bezplatná fakturace přestává být celý problém.
2. Cena účetní nebo daňového poradce
Účetní neplatíte jen za vyplnění přiznání. Často platíte i za čas, který stráví čištěním podkladů: dohledávání chybějících dokladů, dotazy k nejasným účtenkám, opravy špatně pojmenovaných souborů nebo kontrolu DPH.
Dobrá aplikace má hlavně odstranit rutinu, kterou dnes už nemá smysl platit člověku: opisování účtenek, přeposílání PDF, dohledávání plateb a skládání podkladů. Když se data průběžně sbírají ve FakturoKrabu, účetní není nutný prostředník u každého běžného dokladu.
V běžných případech si OSVČ často vystačí s aplikací samotnou: faktury, doklady, archiv, AI vytěžení, AI posouzení DPH a podklady pro DPH/KH. Účetní nebo daňový poradce je rozumná pojistka pro složité výjimky, kontrolu nastavení nebo situace, které nechcete řešit sami.
3. Cena vlastního času
Vlastní čas se v účetnictví snadno tváří jako nula. Jenže pokud strávíte každý měsíc dvě hodiny hledáním účtenek, opisováním údajů a kontrolou plateb, není to zdarma. Je to čas, který jste mohli dát klientům, práci na produktu nebo odpočinku.
Jednoduchý odhad:
Příklad: 25 dokladů měsíčně × 4 minuty na doklad je 100 minut. Přidejte půl hodiny na platby a půl hodiny na kontrolu. Najednou jste zhruba na třech hodinách měsíčně. Pokud se to opakuje celý rok, už nejde o drobnost.
- počet dokladů za měsíc
- průměrný čas na jeden doklad od nalezení po zařazení
- čas na kontrolu plateb a splatnosti
- čas na měsíční nebo roční předání podkladů
4. Cena nepořádku
Nejdražší nebývá aplikace ani účetní, ale nepořádek. Chybějící účtenka, pozdě dohledaná faktura, doklad bez kontextu nebo špatně zařazené DPH umí stát víc času než samotné vystavení faktury.
Nepořádek bolí hlavně ve třech chvílích: před DPH a kontrolním hlášením, při ročních podkladech a ve chvíli, kdy musíte zpětně vysvětlovat doklady bez kontextu. Čím víc práce se nechá na poslední chvíli, tím víc roste cena, i když žádný ceník neukazuje novou položku.
Kdy se vyplatí automatizace
Automatizace se nevyplatí proto, že je moderní. Vyplatí se ve chvíli, kdy opakovaně odstraňuje stejnou ruční práci. Typicky jde o vytěžení údajů z dokladu, přiřazení stavu, kontrolu plateb, přípravu exportu nebo jasné oddělení dokladů ke kontrole.
Pokud řešíte pár faktur a skoro žádné náklady, začněte jednoduše. Pokud už každý měsíc ztrácíte čas nad účtenkami, DPH nebo dohledáváním dokladů, porovnávejte cenu nástroje s cenou vlastních hodin.
Jak do toho zapadá FakturoKrab
FakturoKrab má snížit cenu ruční administrativy tam, kde OSVČ běžně ztrácí čas: faktury, účtenky, přijaté faktury, platby, AI vytěžení dokladů, AI posouzení uznatelnosti a příprava DPH/KH podkladů. Míří na to, aby běžná OSVČ zvládla rutinu bez zbytečného účetního mezičlánku a platila odborníka jen tam, kde opravdu přidává hodnotu.
Co si pohlídat před výběrem
Před výběrem se dívejte na celý měsíc práce, ne jen na cenu v ceníku. Jiný nástroj potřebuje OSVČ s jednou fakturou měsíčně a jiný plátce DPH s desítkami dokladů.
- kolik dokladů reálně řešíte za měsíc
- kolik času trávíte opisováním a dohledáváním
- jestli potřebujete DPH/KH nebo jen jednoduchou fakturaci
- co zvládnete sami a kde si jen chcete ověřit výjimku
Kam dál
Pokud chcete rozhodnout, jestli rutinu řešit sami, navazuje účetní nebo aplikace pro OSVČ. U dokladů se vyplatí projít cenu AI zpracování a u DPH také přiznání k DPH a kontrolní hlášení. V praxi to propojuje FakturoKrab pro OSVČ.
Časté otázky
Je levnější účetní, nebo aplikace?
Aplikace je levnější na rutinu: faktury, doklady, platby, exporty, archiv a DPH/KH podklady. Čím víc se tahle rutina opakuje, tím víc dává smysl automatizace. Účetní nebo daňový poradce je cennější u kontroly, nastavení a složitějších rozhodnutí, ne u ručního přepisování běžných dokladů.
Kdy se automatizace nevyplatí?
Když máte minimum faktur, téměř žádné náklady a nejste plátce DPH, může být automatizace zbytečná. Jakmile se ale opakuje ruční práce s doklady, platbami nebo DPH, je fér ji započítat do ceny.
Chcete to vidět na vlastních dokladech?
Založení účtu je zdarma a bez kreditní karty.